Karşıyaka’da milyonlarca evrak dijital arşive taşındı

Dijitalleştirilen evrak ölçüsünün yaklaşık 6 milyon 120 bin sayfaya, projelerin de 565 bin metreye ulaştığını belirten Lider Yıldız Ünsal “Bu sistem sayesinde halkımıza daha süratli, inançlı ve tasarruflu halde hizmet veriyoruz” dedi.  

Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü çatısı altında yürütülen çalışmalar kapsamında 13 müdürlüğe ilişkin resmi doküman ve evraklar dijital ortamda inançlı formda saklanıyor. Sistem kapsamında bugüne kadar yaklaşık 6 milyon 120 bin sayfa evrak ve 565 bin metre proje taranıp dijitalleştirilerek Arşiv İdare Sistemi’ne (AYS) aktarıldı.

DAHA SÜRATLİ VE AKTİF HİZMET

Örnekköy Şantiye Tesisleri içinde faaliyetlerini sürdüren Arşiv Müdürlüğü’nün Karşıyaka Belediyesi Ana Hizmet Binası’nda da bir çalışma ofisi bulunuyor. Vatandaşlar muhtaçlık duydukları resmi evrak ve evrakları bu ofisten temin edebiliyor. Şayet kelam konusu evrak dijitalleştirilmiş ise vatandaşa flash bellek, CD yahut mail aracılığıyla iletiliyor. Evrak dijital ortama aktarılmamış olsa bile süratli bir biçimde transferi sağlanıp tekrar tıpkı kanallar aracılığıyla müracaat sahibine teslim ediliyor. Böylelikle vatandaşlar daha evvelce randevu sistemi ile aldıkları hizmete süratli ve daha kolay bir biçimde ulaşabiliyor. Ayrıyeten, Arşiv Müdürlüğü’nün ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde sürdürülüyor. Altyapısı hazırlanan çalışmalar kapsamında e-ekspertiz hizmetinin de en kısa müddette hayata geçirilmesi planlanıyor.

ZAMAN, İŞ GÜCÜ VE MATERYAL TASARRUFU

Karşıyaka Belediyesi, dijital arşivinin kapsamı prestijiyle İzmir’de mahallî idareler ortasında öncü pozisyonda bulunuyor. Sistem sayesinde, evrakların fizikî arşivde aranması ile doğacak vakit ve iş gücü kaybı ortadan kaldırılıyor. Yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan dokümanların belge bütünlüğü ve içerik özgünlüğü de korunmuş oluyor. Fotokopi, kağıt ve kartuş üzere masraflardan tasarruf edilerek hem etraf ve iktisada hem de Karşıyaka’nın karbon salınımının azaltılmasına ve iklim krizi ile uğraşa katkı sağlanıyor.

“KURUMSAL BELLEĞİMİZİ KORUYORUZ”

Kurumsal arşivin dijitalleştirilmesi ve ek hizmetlerin sunulması için çalışmaya devam ettiklerini belirten Karşıyaka Belediye Başkanı Yıldız Ünsal, “Dijital arşivimizle kurumsal belleğimizi daha tasarruflu bir formda koruyor ve geleceğe aktarıyoruz. Fizikî arşivimize ek olarak oluşturduğumuz dijital arşiv sayesinde evraklara kısa müddette ulaşabiliyor, evrak deformasyonunu engelliyor, evrakları daimi olarak koruyor ve kaybolmasının önüne geçiyoruz. Vatandaşlarımıza daha süratli, aktif ve inançlı bir formda hizmet sunmak için çalışmaya devam edeceğiz” dedi.

Kaynak: (BYZHA) Beyaz Haber Ajansı